8 εύκολα βήματα για την επιτυχή εφαρμογή CMMS στον οργανισμό σας

Ένα ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης συντήρησης ή CMMS είναι μια μακρά διαδικασία που περιλαμβάνει μια τεράστια επένδυση. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο οι εταιρείες είναι επιφυλακτικές να το εξετάσουν εξαρχής. Προσθέστε σε αυτό, μια μελέτη από Πανεπιστήμιο της Οξφόρδης και McKinsey αναφέρει ότι κατά μέσο όρο ένα έργο λογισμικού έχει υπέρβαση κόστους 66% και υπέρβαση χρονοδιαγράμματος 33%. Πιο συγκεκριμένα, περίπου το 70% όλων των εταιρικών συστημάτων διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων και των εφαρμογών λογισμικού CMMS αποτυγχάνουν. Οι λόγοι: λανθασμένα εγκατεστημένα συστήματα, ανεπαρκής εκπαίδευση των εργαζομένων και ανεπαρκής υποστήριξη από τον προμηθευτή.

Για να αποφύγετε αυτές τις παγίδες, είναι απαραίτητο να έχετε ένα ισχυρό σχέδιο εφαρμογής CMMS. Για να σας βοηθήσουμε να ξεκινήσετε, παρέχουμε 8 εύκολα βήματα που μπορείτε να ακολουθήσετε:

Περιεχόμενα

• 1) Δέσμευση Διοίκησης
• 2) Σχεδιασμός Έργου
• 3) Προετοιμάστε τους υπαλλήλους
• 4) Εκπαίδευση υπαλλήλων
• 5) Συλλέξτε δεδομένα
• 6) Εισαγάγετε δεδομένα
• 7) Αναφορές και Ανάλυση
• 8) Βελτίωση Λειτουργιών
• Η επιτυχία είναι λίγα βήματα μακριά

1) Δέσμευση Διοίκησης

Όπως και με κάθε άλλη εφαρμογή λογισμικού, η δέσμευση πρέπει να προέρχεται από την κορυφή προς τη βάση. Για την επιτυχή ανάπτυξη μιας λύσης CMMS, πρέπει να έχετε τη διαχείριση και να διαχειριστείτε τις προσδοκίες τους. Δεδομένου ότι το CMMS δεν είναι ένα μαγικό ραβδί που παρέχει άμεσα αποτελέσματα, είναι ζωτικής σημασίας η σαφής επικοινωνία των στόχων, η πρόσβαση σε δεδομένα CMMS σε πραγματικό χρόνο που απαιτούνται για να δείτε τα αποτελέσματα και τις επιστροφές και άλλες σχετικές πληροφορίες στους ενδιαφερόμενους.

2) Σχεδιασμός Έργου

Με τη διαχείριση επί του σκάφους, είναι καιρός να συμβουλευτείτε όλους όσους θα συμμετάσχουν στην ανάπτυξη για τη δημιουργία ενός σχεδίου έργου. Αυτή η λύση διαχείρισης θα πρέπει να είναι όσο το δυνατόν λεπτομερέστερη και να έχει χρονοδιάγραμμα από έξι μήνες έως περισσότερο από ένα έτος. Θα πρέπει να περιλαμβάνει σημαντικές ημερομηνίες μαζί με όλα τα ορόσημα, όπως τον προσδιορισμό των αναγκών προσαρμογής, την εισαγωγή και τον καθαρισμό δεδομένων, την ολοκλήρωση της εκπαίδευσης των χρηστών και τη διεξαγωγή ελέγχων CMMS. Το σχέδιο έργου θα πρέπει να έχει σαφείς, εφικτούς στόχους και όλοι οι εμπλεκόμενοι θα πρέπει να συμφωνήσουν σε αυτούς για να αποφευχθεί η ασάφεια αργότερα και να αυξηθεί η υπευθυνότητα.

3) Προετοιμάστε τους υπαλλήλους

Δεν αρκεί μόνο η διαχείριση. πρέπει επίσης να προετοιμάσετε τους υπαλλήλους σας που θα εμπλακούν στη διαδικασία, όπως το τμήμα πληροφορικής. Μην υποθέτετε ότι όλοι οι εργαζόμενοι θα καλωσορίσουν το νέο λογισμικό, καθώς οι άνθρωποι είτε αντιστέκονται στην αλλαγή είτε πιστεύουν ότι η τεχνολογία θα τους αντικαταστήσει. Βεβαιωθείτε ότι η ομάδα συντήρησης διαθέτει κινητές συσκευές που μπορούν να χρησιμοποιήσουν για να παρακολουθούν τις δραστηριότητες συντήρησης χρησιμοποιώντας μια εφαρμογή για κινητά. Ως εκ τούτου, είναι κρίσιμο να αφαιρέσουμε όλες αυτές τις παρεξηγήσεις και να εκπαιδεύσουμε τους ανθρώπους με υλικό ανάγνωσης και συνεδρίες Q&A. Η κοινοποίηση των πλεονεκτημάτων ενός CMMS θα βοηθήσει στην πλήρη υιοθέτηση της τεχνολογίας και θα αποφύγει τυχόν περιττά προβλήματα που μπορεί να εμφανιστούν αργότερα.

4) Εκπαίδευση υπαλλήλων

Όταν δημιουργείτε ένα σχέδιο έργου, φροντίστε να συμπεριλάβετε εκπαιδευτικές συνεδρίες σε αυτό. Παρά όλα αυτά, Λογισμικό CMMS είναι μια εξελιγμένη εφαρμογή που απαιτεί εκπαίδευση για όλους όσους χρησιμοποιούν το σύστημα. Παρέχετε εκπαίδευση σε όσο το δυνατόν περισσότερα άτομα, ώστε να μπορούν να βοηθούν ο ένας τον άλλον κατά τη διάρκεια της καθημερινής εργασίας, ενώ εκπαιδεύετε μερικά άτομα σε όλες τις πτυχές του συστήματος και της διαχείρισής του. Επίσης, συμπεριλάβετε εκπαιδευτικές συνεδρίες για τουλάχιστον έξι μήνες μετά τη δημοσίευση, καθώς θα επιτρέψει στους χρήστες να αναζητήσουν λύσεις στο πρόβλημα που αντιμετωπίζουν κατά τη χρήση του συστήματος. Επομένως, αξιοποιήστε στο έπακρο την επένδυσή σας στο CMMS που βασίζεται στο cloud παρέχοντας αρκετή εκπαίδευση σε όλους τους χρήστες.

5) Συλλέξτε δεδομένα

Ένας από τους πιο συνηθισμένους λόγους για την αποτυχία εφαρμογής του CMMS είναι η ανεπαρκής συγκέντρωση των απαιτούμενων και χρησιμοποιήσιμων δεδομένων που θα εισάγουν οι εργαζόμενοι στο σύστημα. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο η αποτελεσματική συλλογή δεδομένων συντήρησης είναι σημαντική και χρειάζεται έως και 12 μήνες δέσμευσης από τους εργαζομένους. Ανεξάρτητα από το ιστορικό δεδομένων σας, πρέπει να είναι καθαρό για ταχύτερη ανάπτυξη του CMMS. Το να σας βοηθήσουμε να προετοιμαστείτε και στη συνέχεια να εισάγετε δεδομένα είναι ένας τομέας όπου ο προμηθευτής σας CMMS μπορεί να προσφέρει πρόσθετη αξία. Προτού δεσμευτείτε για μια ημερομηνία έναρξης ζωής, κατανοήστε τις ανάγκες του νέου σας συστήματος και κοινοποιήστε πλήρως τις απαιτήσεις εισαγωγής δεδομένων.

6) Εισαγάγετε δεδομένα

Αφού έχετε εφαρμόσει το σχέδιο, ολοκληρώσετε το σύστημα και συγκεντρώσετε δεδομένα, είναι καιρός να αποφασίσετε την καλύτερη δυνατή μέθοδο για την εισαγωγή δεδομένων στη νέα εφαρμογή CMMS. Προσδιορίστε τους πόρους, εσωτερικούς ή εξωτερικούς εργολάβους, ανταλλακτικά, που θα είναι υπεύθυνοι για αυτή τη δουλειά. Θα χρειαστεί επίσης να καθορίσετε την καλύτερη μέθοδο για την εισαγωγή των δεδομένων που θα διαχειρίζεται το CMMS. Χρειάζεστε διοικητικό βοηθό ή θα πρέπει οι τεχνικοί συντήρησης να εισάγουν τα δεδομένα μόνοι τους; Λάβετε απαντήσεις σε όλες αυτές τις ερωτήσεις για να προσδιορίσετε τον καλύτερο τρόπο για να ολοκληρώσετε αυτήν την εργασία μαμούθ μία φορά.

7) Αναφορές και Ανάλυση

Δημιουργήστε τέσσερις έως πέντε αξιοποιήσιμες αναφορές που θα αναλύονται καθημερινά. Αυτές οι αναφορές θα είναι κρίσιμες για τη βάση όλων των αποφάσεών σας σε όλο το πρόγραμμα διαχείρισης. Πριν ρυθμίσετε τα συστήματά σας, καθορίστε τι θα κάνει για εσάς και, στη συνέχεια, δημιουργήστε τις αναφορές ανάλογα. Αυτές οι αναφορές θα σας βοηθήσουν να κατανοήσετε τις βραχυπρόθεσμες και μακροπρόθεσμες τάσεις στη διατήρηση των λειτουργιών.

8) Βελτίωση Λειτουργιών

Όταν εφαρμόζετε ένα CMMS, κοιτάξτε πέρα ​​από τη βασική του ικανότητα να διατηρεί αρχεία των περιουσιακών στοιχείων και των μερών τους. Χρησιμοποιήστε το ευρύ φάσμα λειτουργιών του λογισμικό διαχείρισης συντήρησης για να εξετάσετε μεγάλους όγκους δεδομένων με δυνατότητα παρακολούθησης. Ρυθμίστε στρατηγικές πρόβλεψης συντήρησης ή προληπτικής συντήρησης για βελτίωση. Αυτά τα δεδομένα μπορούν να αναλυθούν για να βελτιώσουν περαιτέρω τις υπάρχουσες λειτουργίες συντήρησης παρέχοντας χρήσιμες τάσεις που μπορούν να χρησιμοποιηθούν περαιτέρω για τη λήψη διορθωτικών ενεργειών.

Η επιτυχία είναι λίγα βήματα μακριά

Το CMMS είναι ένα τεράστιο κόστος για κάθε οργανισμό που σκέφτεται να το εφαρμόσει. Επομένως, η ανάπτυξή του σωστά στην πρώτη προσπάθεια είναι επιτακτική. Τα οκτώ απλά και εύκολα βήματα μας μπορούν να σας βοηθήσουν να προετοιμάσετε ένα καλά μελετημένο σχέδιο υλοποίησης CMMS και να σας βοηθήσουν να είστε στο δρόμο προς την επιτυχία.