Λογισμικό και Εργαλεία Διαχείρισης Έργων: Οδηγός για το πώς να το κάνετε

Όταν χρησιμοποιείται για να βοηθήσει τα μέλη της ομάδας στη διαχείριση των πολλών φάσεων εργασίας κατά τη διάρκεια ενός έργου, το λογισμικό διαχείρισης έργου μπορεί να απλοποιήσει τη ροή εργασίας και να εξασφαλίσει τα μέγιστα επίπεδα απόδοσης και ποιότητας εργασιών. Δυστυχώς, αυτή η στρατηγική από άκρο σε άκρο δεν υιοθετείται από τα περισσότερα συστήματα λογισμικού, τα οποία, αντίθετα, επικεντρώνονται σε μερικές μόνο πτυχές του πλήρους κύκλου ζωής.

Ποια κριτήρια χρησιμοποιείτε για να προσδιορίσετε ποιοτο λογισμικό είναι το καλύτερο για την ομάδα σας? Ως σημείο εκκίνησης, ας δούμε τις διακρίσεις μεταξύ των εργαλείων PM και άλλων τύπων εργαλείων λογισμικού.

Περιεχόμενα

• Λογισμικό για τη διαχείριση έργων
• One-stop shopping
• Μια επισκόπηση της κατάστασης
• Διατηρώντας τον χώρο εργασίας καθαρό
• Λογισμικό διαχείρισης έργων στη σύγχρονη εποχή
• Η έναρξη ενός έργου
• Ελέγξτε τη ροή των πόρων
• Είναι σημαντικό να οργανώσετε τη δουλειά και τα έργα σας
• Η χρήση του Workfront για διαχείριση έργου

Λογισμικό για τη διαχείριση έργων

Το λογισμικό για τη διαχείριση έργου παρέχει μια επισκόπηση των στόχων, των πόρων και των διαδικασιών του έργου. Χρησιμοποιώντας αυτό το λογισμικό, οι διαχειριστές έργων μπορούν να αναλύσουν τεράστια έργα σε μικρότερα, πιο διαχειρίσιμα κομμάτια και στη συνέχεια να κατανείμουν και να παρακολουθούν την πρόοδο αυτών των μικρότερων τμημάτων.

One-stop shopping

Όλες οι ανάγκες επικοινωνίας, συνεργασίας και ανάθεσης εργασιών της ομάδας σας μπορεί να καλυφθούν από μια ενιαία πλατφόρμα διαχείρισης έργου.

Μια επισκόπηση της κατάστασης

Υπάρχουν πολλά οφέλη από τη χρήση εργαλείων διαχείρισης έργου, αλλά ένα από τα πιο σημαντικά είναι η ικανότητά του να παρακολουθεί ένα έργο από την αρχή μέχρι το τέλος. Μια προοπτική 360 μοιρών των έργων σας, από την αρχή μέχρι το τέλος, είναι αυτό που λαμβάνετε.

Διατηρώντας τον χώρο εργασίας καθαρό

Το λογισμικό για τη διαχείριση έργων μπορεί να είναι σωτήριο εάν εσείς και η ομάδα σας αισθανθήκατε ποτέ ασφυκτιασμένοι από email, χρονοδιαγράμματα και υπολογιστικά φύλλα. Ορισμένες από τις πιο προηγμένες εταιρικές εφαρμογές, εκείνες που καθιστούν τα δεδομένα του έργου διαθέσιμα σε όλους, βοηθούν στην εξάλειψη της αναποτελεσματικότητας και της ακαταστασίας, με αποτέλεσμα ένα πιο αποδοτικό και αποτελεσματικό περιβάλλον εργασίας.

Λογισμικό διαχείρισης έργων στη σύγχρονη εποχή

Τα συστήματα διαχείρισης έργου αναμένεται να καλύπτουν ολόκληρο τον κύκλο ζωής ενός έργου. Ως αποτέλεσμα, είναι σημαντικό να ξεκινήσετε οποιαδήποτε αναζήτηση για πραγματικές λύσεις διαχείρισης φόρτου εργασίας εξετάζοντας τι μπορούν να επιτύχουν τα εταιρικά συστήματα αυτοματισμού ροής εργασιών για τον πλήρη κύκλο ζωής του έργου σας.

Η έναρξη ενός έργου

Μια καλά σχεδιασμένη διαδικασία πρόσληψης είναι το πρώτο βήμα για την αποτελεσματική διαχείριση του έργου. Τα αιτήματα δεν πρέπει να αποστέλλονται μέσω email, αυτοκόλλητων σημειώσεων ή σε συναντήσεις. Αντίθετα, η διαχείρισή τους θα πρέπει να γίνεται σε μια ενιαία τοποθεσία. Θα είστε επίσης προετοιμασμένοι να λάβετε την κατάλληλη δουλειά, να ιεραρχήσετε και να κατανείμετε αποτελεσματικά τις εργασίες και να κάνετε την ομάδα σας να εργαστεί για την πιο κρίσιμη δουλειά μόλις δείτε όλα όσα έρχονται.

Ελέγξτε τη ροή των πόρων

Όταν πρόκειται για χρήματα ή δεξιότητες, δεν υπάρχει όριο. Η διαχείριση των χρονοδιαγραμμάτων και των προϋπολογισμών των έργων ενώ εργάζεστε με περιορισμένους πόρους θα καταστεί αναγκαία κάποια στιγμή. Ένα σημαντικό μέρος αυτού είναι να γνωρίζουμε πόση δουλειά μπορεί να κάνει κάθε άτομο και πότε θα προετοιμαστεί να αναλάβει περισσότερες ευθύνες. Η αξιολόγηση του έργου είναι το αρχικό στάδιο, αλλά στη συνέχεια χρειάζεστε επίσης γνήσια εικόνα για τους χρόνους διεκπεραίωσης των εργασιών.

Είναι σημαντικό να οργανώσετε τη δουλειά και τα έργα σας

Μια πλατφόρμα που παρακολουθεί απλώς εισιτήρια δεν επαρκεί πλέον για τις σημερινές επιχειρήσεις. Μπορείς χρησιμοποιήστε ένα λογισμικό διαχείρισης έργου να οργανώσετε την εργασία σας με τρόπο που να συνάδει με τους στόχους της εταιρείας σας. Η οργάνωση της εργασίας σας σε ιεραρχίες, όπως προγράμματα και χαρτοφυλάκια, σας επιτρέπει να δείτε πώς προχωρά η ομάδα σας και σας προσφέρει επιπλέον ευκαιρία να εστιάσετε στην παροχή πραγματικής αξίας.

Η χρήση του Workfront για διαχείριση έργου

Για να δημιουργήσετε την καλύτερη δουλειά σας, εσείς και η ομάδα σας πρέπει να χρησιμοποιήσετε το σωστό λογισμικό διαχείρισης έργου. Το λογισμικό διαχείρισης έργων από την Workfront σάς επιτρέπει να πετύχετε τον σωστό συνδυασμό μεταξύ ρεαλιστικών προσδοκιών και φιλόδοξων στόχων. Χωρίς να χάσει την ποιότητα ή να εξαντληθεί, η ομάδα σας θα πρέπει να μπορεί να κάνει περισσότερα σε λιγότερο χρόνο.